Tastatur des Computers mit Schlüsselsuche und -lupe

Module unter der Lupe

Bei Projektübernahmen fällt uns immer wieder auf, dass es einige Module gibt, die installiert sind, aber vielleicht nicht hätten installiert werden dürfen. Der Ansatz sollte grundsätzlich der sein, nur das zu installieren, was tatsächlich notwendig ist. Jedes unnötige Add-on bringt nicht nur eine unnötige Stammdatenpflege mit sich, sondern auch eine Fehlerfassung der Geschäftsvorfälle und – daraus resultierend – womöglich auch ein Fehlverhalten in den Prozessen. Und das, was nicht da ist, kann weder das eine noch das andere verursachen.

Hinzu kommt, dass es zwar einen „Deinstallieren“-Button gibt, dieser aber nur 50% deinstallieren kann. Denn bei einer Modulaktivierung wird erst die Datenbankstruktur mit Abhängigkeiten erweitert, danach werden die Objekte, Masken, Sicherheitseinstellungen, etc. geladen. Bei einer Deinstallation wird zwar der 2. Teil wieder entfernt, die Datenbank selbst kann jedoch nicht wieder in die Struktur vor der Installation zurückgesetzt werden. Und damit steht man eigentlich schlechter da als zuvor, denn nun gibt es womöglich Pflichtfelder ohne Standardwert … und ohne Maske bzw. ohne ein Pendant innerhalb einer Maske, über das Werte gepflegt werden können!

Man merkt das schnell: Plötzlich will Odoo einen Datensatz nicht mehr speichern, es erscheint ein Hinweis, dass ein spezielles Pflichtfeld nicht ausgefüllt wurde, und eben dieses Feld lässt sich nirgendwo mehr finden.

Daher hier eine kurze Liste einiger Module, die viele als notwendig erachten, aber nur wenige benötigen, und die eigentlich nicht einmal installiert sein sollten!d

Mengeneinheiten

Das wohl am häufigsten installierte, jedoch von den wenigsten tatsächlich benötigte, Modul, wird über die Einstellung „Mengeneinheiten“ im Lager nachgeladen. Die Beschreibung sagt eindeutig, „Verkauf und Einkauf von Produkten in unterschiedlichen Mengeneinheiten“. Und genau das ist der Punkt: dieses Modul wird ausschließlich dann benötigt, wenn die Mengeneinheit im Einkauf von der Mengeneinheit im Verkauf abweicht (z.B. Gallonen vs. Liter, Rollen vs. Quadratmeter).

Auch wenn wir dies immer wieder sehen, ist es jedoch definitiv nicht dazu gedacht, in Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen die Mengeneinheit eines Produkts anzuzeigen.

Die Frage ist natürlich, wie macht man sonst eine solche Abweichung kenntlich, wenn nicht über dieses Modul? Die Antwort ist einfach: Man hinterlegt diese Information direkt in der Produktbeschreibung oder erstellt ein reines Informationsfeld zum Produkt, das dann in angepassten Belegvorlagen eingefügt und zur Anzeige gebracht wird (dies wäre dann jedoch eine Anpassung).

Account_cancel: „Cancel Journal Entries“

Dieses Modul ist ein wohl eher schlechterer Kandidat. Denn hierüber ist es möglich, bereits gebuchte Buchungssätze abzubrechen! Abgesehen davon, dass jeder Buchhalter nun das Weite suchen würde, da die Revisionssicherheit von Buchungen so vollständig unterwandert wird. Ein Buchungssatz, der einmal gebucht wurde, darf schließlich nur durch eine Gegenbuchung aufgehoben werden.

Dies kommt natürlich am häufigsten innerhalb der Rechnungserstellung vor. Falsche Rechnungsadresse oder Korrektur der Rechnungsadresse, falscher Rabatt, falscher Produkttext, falsche Menge, falsches Konto, etc. Eine Vielzahl von Gründen ist hier denkbar.

Daher suchen sicherlich einige Admins im App Store von Odoo und finden dieses fragwürdige Modul. Schließlich passt es von der Beschreibung genau auf das Problem.

Doch der korrekte Weg sollte sein:

1. Ist die Rechnung selbst inhaltlich falsch, weil eine falsche Adresse, eine falsche Menge, ein falscher Preis, ein falscher Text etc. eingegeben wurden, bietet Odoo bereits an, über den Befehl „Gutschrift erzeugen“ entweder einen Storno anzulegen oder eine Teilgutschrift zu erstellen. Im genannten Fall wäre es ein Storno, den der Kunde übrigens ebenfalls für seine Unterlagen erhalten sollte, denn immerhin hat er nachweislich vorab eine Rechnung erhalten. Nun kann eine neue Rechnung erzeugt und die entsprechende Korrektur vorgenommen werden.

Natürlich sollte man abwägen, ob ein Storno notwendig ist oder eine Teilgutschrift auch ausreicht, denn am Ende würde eine Zahlung über den Saldo zwischen Rechnung und Gutschrift beide Belege ausgleichen.

Als Bemessungsgrundlage sollte auch hier wichtig sein, dass eine neue Rechnung auch eine neue Fälligkeit hat.

2. Die Rechnung an sich ist richtig, es wurde jedoch ein falscher Debitor oder ein falsches Steuerkonto bebucht. Hier macht es natürlich wenig Sinn, eine neue Rechnung zu erstellen, denn dies ist ein internes Problem. Es betrifft den Kunden nicht und die Fälligkeit muss nicht neu berechnet werden. Daher bleibt hier nur ein Lösungsweg: Der Betrag muss manuell über einen manuell angelegten Buchungssatz umgebucht werden.

Da in Deutschland in den meisten Fällen ein Datev Export am Ende des Monats erfolgt, ist keine andere Herangehensweise möglich. Denn ist ein Buchungssatz exportiert, würde dann abgebrochen und geändert, wären in diesem Moment beide Systeme inkonsistent, denn dieser Datensatz kann weder exportiert noch in Datev neu importiert werden.

Document:

Ein im Grunde recht nützliches Modul heißt „Document“ und wurde offiziell als „Dokumentenmanagement“ beschrieben. Dies ist vielleicht etwas hochgestochen, denn defacto handelt es sich um eine Dokumentenablage. Einmal installiert, erhält der Benutzer die Option, direkt an jeden Vorgang ein Dokument über den Button „Anhängen“ hochzuladen. Im Prinzip ist dies jedoch eine Funktion, die es so oder so schon gibt.

Doch warum ist dieses Modul fragwürdig, schließlich klingt es doch sehr praktisch. Praktisch ist es durchaus, zumal es zur „normalen“ Funktion einen wesentlichen Vorteil hat. Ohne dieses Modul kann man nur eine Notiz oder eine Nachricht zu einem Vorgang, beispielsweise zu einem Angebot, anlegen und über die Büroklammer zusätzlich eine Datei anhängen. Sollte es nun viele Änderungen zu dem Angebot geben oder viel dazu kommuniziert werden, rutscht diese Datei in der Versionierung immer weiter nach unten. Dagegen ist der „Anhängen“-Button immer oben, und so kann ohne Scrollen und längeres Suchen gefunden werden, was gefunden werden soll. Andererseits wird daraus nicht ersichtlich, wer dieses Dokument wann angehängt hat.

Soweit, so gut. Die Problematik ist jedoch, dass diese Funktion mit keinerlei Sicherheitsregeln verbunden ist. Jeder, der Zugriff auf den Vorgang hat, kann die Liste öffnen und über ein Mülleimer-Symbol den jeweiligen Anhang direkt löschen! Hingegen sind Notizen und Nachrichten, die einmal angelegt wurden, revisionssicher und somit auch deren Anhang!

Und nun kommt die Kirsche auf der Sahnehaube:

Rechnungen, die einmal gedruckt oder per Email verschickt wurden, werden ebenfalls in der internen Dokumentenablage abgelegt! D.h. ist dieses Modul „document“ installiert, erscheint auch innerhalb einer Rechnung dieser Knopf „Anhängen“. Sobald ein Rechnungs-PDF generiert und in der Dokumentenablage abgelegt wurde, erscheint es hier als angehängtes Dokument und kann natürlich von einem Benutzer jederzeit gelöscht werden! Und somit ist das System – mit Ansage – im Vorhalten von revisionssicheren Rechnungen in einen fraglichen Zustand versetzt.