WIE KONNTE DAS PASSIEREN?
Ein Hinweis zur Buchhaltung in Odoo 13

In Odoo 13 hat sich in den Modulen „Invoicing“ und „Finance“ viel getan. Die wohl größte Änderung ist, dass es „die Rechnung“ als einzelnes Objekt nicht mehr gibt. Bis letztes Jahr im Oktober, also bis zum Erscheinungsdatum von Version 13, stand die analoge Welt dem technischen Vorgang der Rechnungserstellung Pate. Eine Rechnung wurde geschrieben, es gab eine Liste, aus der „die nächste Nummer“ gezogen wurde, die dann auf das Dokument kam, danach wurde die Rechnung verschickt und in die Buchhaltung gegeben. Diese hat den Eingangsstempel drauf gehauen und die Kontierung darauf vermerkt, danach kam sie in einen Stapel und wurde verbucht.

Fast so ähnlich lief es in Odoo. Es gab eine Tabelle bzw. ein Objekt, das sich account.invoice nannte. Darin wurde ein Datensatz ohne Rechnungsnummer und Datum erzeugt, in dem alle relevanten Rechnungsinformationen aufgelistet waren: Empfänger, Zahlungsbedingungen, Positionstexte, Beträge, Steuern, Zwischen-summen, Gesamtsummen etc.

Das wichtigste dabei: es waren Erlös- bzw. Aufwandskonten sowie Debitoren- und ggf. Steuerkonten vorab zugewiesen. Dies symbolisierte sozusagen die Vorkontierung aus der Vergangenheit. Durch die Validierung wurde dann der Buchungssatz erzeugt, der aus einer Sequenz eine fortlaufende Nummer erhielt, die dann wiederum an die Rechnung zurückgegeben wurde.

Damit waren digitaler und analoger Prozess nahezu identisch.

Das hat sich nun geändert. Die Rechnung an sich existiert nicht mehr, es gibt nur noch Buchungssätze. Worum es sich jeweils handelt, erkennt man anhand des Journals bzw. Buchs, dem sie zugewiesen wurden bzw. daran, ob dieser Buchungssatz einen Beleg hat oder nicht. Odoo begründet diese Veränderung damit, dass die Daten auf der Rechnung und auf dem Buchungssatz redundant seien.

Dem stimme ich zu, und ich finde diese Veränderung sogar gut. (Besonders die Immobilienbranche sollte diese neue Vorgehensweise lieben, denn damit lösen Verträge nicht länger Rechnungen aus, sondern gleich Buchungssätze.)

Doch leider ist auch ein Haken in die ganze Sache eingebaut worden. Warum Odoo dies so gemacht hat oder welchen Hintergrund das Ganze hat, können wir nicht einmal vermuten. Vorab muss man jedoch sagen, auf dem ersten Blick erscheint es schlimmer als es ist. Doch dass man den Schaden eingrenzen kann, muss einem ja auch gesagt werden.

Wie wir schon des Öfteren berichtet haben, gab es in Odoo 13 das Modul „invoice_cancel“, das – nach Überwindung einer zweiten kleinen Hürde – jedem Benutzer erlaubte, gebuchte Rechnungen – ohne die Erstellung einer Gegen-buchung oder eines ausgleichenden Gegenbelegs – abzubrechen, danach zu verändern und unter der gleichen Nummer wieder zu bestätigen. Dieser Vorgang wird zwar festgehalten und die Änderungen versioniert, doch widerspricht eine solche Aktion dem Grundsatz, dass einmal gebuchte Rechnungen nicht verändert werden dürfen.

Die gute Nachricht: Dieses Modul gibt es nicht mehr.
Die schlechte: Dieses Modul ist nun in den Kern von Odoo eingeflossen!

Im Klartext heißt dies, dass nun alle gebuchten Rechnungen abgebrochen, editiert und neu gebucht werden können, und das unter der gleichen Vorgangsnummer.

Hier der Beweis:

Eine Rechnung ist im Entwurf erstellt:


Nun verbuchen wir sie:


Danach lässt sich nur noch die Referenz editieren, alles andere ist – wie gewohnt – gesperrt.

Doch man sieht es schon, es gibt einen verdächtigen Knopf mehr, im Englischen „Reset to Draft“, im Deutschen „Abbrechen Rechnung“. Drückt man diesen Button, behält der Vorgang seine Nummer, der Status springt sofort zurück in „Draft“ bzw. „Entwurf“, und wir sind sogar im Editiermodus:


und können aus einem „DESK0004“ zwei machen


und direkt wieder verbuchen. Odoo hält die einzelnen Schritte auch fest:


Doch was hilft es, das Thema Editierbarkeit von Rechnungen ist nun einmal sensibel und die Deutungstoleranz gering.

Auch wenn es nur noch die Kirsche auf der Sahnehaube ist, bedeutet Editieren auch das Entfernen von Positionen. Da Odoo das Verhindern von einmal bestätigten Buchungen unterbindet, bleibt in dem Fall ein leerer Rechnungskopf zurück:



Die Lösung hierzu erscheint allerdings erst, wenn das Modul „Accounting“ installiert ist. Wenn man nun auf ein Journal klickt, erhält man unter den „Erweiterten Einstellungen“ die Option „Lock Posted Entries“:



Wird nun eine Rechnung oder ein Buchungssatz bestätigt, verschwindet die Option, diesen abzubrechen bzw. in den Status Entwurf zurückzusetzen.

Schauen wir uns noch den letzten verwunderlichen Punkt an:

Sobald man sich einen Kontoauszug direkt von einem Konto anzeigen lässt, in dem man über den Kontenplan oder über eine Rechnung ein Sachkonto öffnet und sich dort die Buchungszeilen anzeigen lässt, erscheinen ALLE Buchungen, also auch alle sich noch im Entwurf befindlichen.


In diesem Fall erkennt man eindeutig an der Beschreibung der markierten Zeile, dass sich diese Rechnung noch im Entwurf befindet. Leider ist dies weder farblich noch anderweitig (etwa anhand eines Status) auffällig gekennzeichnet.

Natürlich lässt sich dies umgehend durch das Hinzufügen des Filters auf nur gebuchte Zeilen beheben, doch dies muss man wissen UND man muss daran denken (siehe Bildschirmfoto).


Fazit

Im ersten Moment war ich über die Möglichkeiten erstaunt bis schockiert. Die Probleme lassen sich lösen, man muss nur daran denken. Um beide Probleme etwas benutzerfreundlicher zu gestalten,

  1. a) sollten die bestehenden Journale für die Bearbeitung der Buchungssätze deaktiviert werden
  2. b) sollte für die Checkbox zur Deaktivierung dieser Funktionalität ein Standardwert gesetzt werden, so dass jedes neue Journal gleich richtig konfiguriert ist
  3. c) sollte für die Ansicht der Buchungszeilen eine kleine Erweiterung in die Listenansicht eingesetzt werden, so dass der „Gebucht“-Filter ebenfalls sofort beim Öffnen der Liste für den Benutzer gesetzt ist und ggf. entfernt werden kann, wenn man auch die nicht gebuchten Positionen sehen möchte.
6 Juli, 2020
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