UNSER ANSATZ ZUM ODOO-STANDARD

Der wichtigste Punkt jeder Einführung ist das Verständnis über die internen Prozesse. Hinter diesem Verständnis stehen vor allem 3 Motivationen:

  • Stabilität

    Den richtigen Aufsatz zu bestimmen, um im Produktivbetrieb einen effizienten Nutzen und einen stabilen Einsatz zu garantieren

  • Training

    Der Schlüssel hierfür liegt natürlich darin, das System zum Nutzer zu bringen. Dies kann nur durch Schulung erreicht werden. Dazu muss man jedoch zunächst die kundeninternen Anwendungsfälle und deren Abläufe kennenlernen.

  • Forschung

    Das Risiko zu minimieren – lieber vorher mehr geforscht als später umso mehr diskutiert.

Um zu wissen, was zu erfragen und zu diskutieren ist, um die Antworten verstehen und einzuordnen zu können, braucht es nicht nur ein entsprechendes Investment in Zeit und Aufwand seitens des Kunden. Es braucht beim Implementierer auch das entsprechende Fachwissen in den einzelnen Bereichen – und dies kann nicht von einzelnen Personen erbracht werden.

Die nächste Schwelle ist nicht selten der Bau eines Prototyps, um sicherzugehen, dass das Verständnis der Anforderung auf beiden Seiten gleich ist. Hintergrund ist hier der oben genannte Punkt 3. Doch auch das kostet Zeit und wird nicht einmal von einem Programmierer durchgeführt (siehe unseren Blog zum Thema Odoo Studio).

Dies betrifft jedoch nur die Analyse. Man kann sich gut vorstellen, dass diese Beratung eine feste Konstante im gesamten Projekt wird.

Die Liste der Punkte und Gründe, warum dieser Schritt notwendig ist, könnte noch eine Weile fortgeführt werden. Doch muss ein Projekt wirklich so laufen? Kann man Odoo nicht einfach im Standard nutzen?

Die Antworten sind kurz – „man muss nicht“ und „man kann“.

Doch was sind die Bedingungen, was sind die Voraussetzungen, und was sind die Risiken?

Basisbedingungen

So ein Programm ist vielleicht aus manchen Gründen nicht einmal gerechtfertigt. Welche Prozesse könnte man beispielsweise bei einem Start-Up besprechen? Schließlich ist vieles noch in der Definitions-Phase. Aber nicht immer muss es eine Neugründung sein, natürlich kann das Unternehmen auch schon länger existieren, wenn auch nicht sehr Mitarbeiter-stark. An dieser Stelle wird natürlich die Frage kommen, wo der Schwellenwert liegt. Doch leider kann man diesen nicht so explizit festlegen, denn wir hatten auch schon hoch-5-stellige Projekte mit nur 5 oder 6 Mitarbeitern. Dazu muss man allerdings sagen, dass hier meist eine Branchen-problematik für die sehr umfangreichen Anpassungen verantwortlich war.

Im Prinzip kann man festhalten, dass die Bedingung lautet, dass das Unternehmen sich ganz klar an vorgegebene Prozesse halten und die Struktur um das System bauen kann, und nicht beides angleichen muss. Diese Vorgabe gibt sich zwar so ziemlich jeder, doch die Frage, was Standard ist und was nicht, wurde ja bereits einige Male über dedizierte Blogs erörtert. Und daher kann man sagen, dass neben der Bereitschaft, sich an Odoo zu orientieren, auch dazu gehört, dass manuelle Arbeit durchaus nicht ausgeschlossen ist, ebenso wie manuelle Prüfungen und dass vielleicht sogar an einigen Stellen eine Excel Tabelle daneben existieren wird.

Voraussetzungen

Dies kann man auch sehr kurz halten. Die Voraussetzung ist die bereits angesprochene Bereitschaft, die Prozessvorgabe von Odoo zu übernehmen. Kann man klare, und zwar sehr klare Vorgaben, machen, dann können diese recht einfach umgesetzt und implementiert werden. Doch sobald Phrasen fallen wie „wenn, dann sollte“ oder „ist das so, dann ist das, aber wenn“, ist man in der Individualisierung – und dann geht die Schere meist schnell auf.

Risiken

Das Risiko ist ebenfalls schnell beschrieben. Da keine Analysephase stattgefunden hat, befinden sich zwei Seiten in der Annahme. D.h., zwischen Fragen und Antworten, und auch in dem, was Odoo als Information in Masken abfragt, gibt es eventuell zwei Verständnisse eines Begriffes. Und hier kann es zu Fehlannahmen oder Interpretationen kommen, denn nichts und niemand ist perfekt.

Spielt man jedoch einen Prozess Schritt für Schritt durch, und werden Ergebnisse geprüft und abgeglichen, so kommt man unabhängig von einzelnen Wörtern auf ein gleiches Verständnis. In einem Standardaufsatz findet dies allerdings nicht statt und allein daraus ergibt sich ein Risiko.

Die Lösung

Was kann man dagegen unternehmen? Soviel vorab, ausräumen lässt es sich nicht, nur minimieren!

Nach über 50 Projekten (Stand Ende 2019) in den unterschiedlichsten Branchen hat schon längst eine gewisse Routine in der Abschätzung eingesetzt. Mit anderen Worten

  • man kennt die benötigten Module
  • man kennt die problematischen Module, in denen die meisten Anpassungen notwendig sind
  • man kennt die zur Basis notwendige Konfiguration dieser Module

Somit kann man die möglichen Toleranzen vorab schnell abfragen, und es ergibt sich ein Bild.

Wozu das Ganze?

Wer braucht das nicht – ein System, in dem Vorgänge vollständig erfasst werden können, über das vorgangsbezogen kommuniziert werden kann, in dem Vorgangsdaten transparent hinterlegt und Änderungen zusammen mit der Kommunikation vollständig dokumentiert sind?

Dazu hat Odoo mittlerweile einen jährlichen Releasezyklus und entwickelt sich sehr schnell weiter. Die Erweiterbarkeit ist, auch wenn sie zu Beginn ausgeschlossen sein sollte, jederzeit vorhanden und verfügbar.

Und Prozesse nach einem System aufzubauen muss ja nicht unbedingt schlecht sein, solange diese Prozesse einen kaufmännischen Rahmen nicht verlassen. Dies ist durch die Module in Odoo auf jeden Fall gewährleistet.

Am Ende bleibt, Kosten und Risiken gegeneinander abzuwägen. Allerdings muss man natürlich auch sagen, dass die IT wahrscheinlich die einzige Branche ist, in der sich die beiden Faktoren nicht unbedingt immer proportional zueinander verhalten, denn nicht umsonst werden manchmal Millionenprojekte abgebrochen.

Unsere Vorgaben

Um die bezeichneten Risiken zu minimieren, sind nicht alle Module verfügbar und Teil der Installation. Ebenso wird die Konfiguration, wenn auch in Absprache,  von openfellas bestimmt, sonst ist ein Support nicht möglich oder birgt zu große Risiken der Fehlberatung. Es gibt administrative Logins, doch das allumfassende Admin-Passwort bleibt in der Hand von openfellas. Der Kunde kann neue Benutzer anlegen, jedoch keine Basiskonfiguration ändern und kein Modul installieren.

Wie gehen wir vor?

Wenn Weiß der reine Standard ist und Schwarz die individualisierte Implemen-tierung, dann sollte es auch ein Grau geben. Leider haben wir es noch nicht gefunden. Dass es überhaupt 2 Farben geben kann, und welcher der Weg zur 2. Farbe ist, hat einen Erkenntnisprozess, viele Diskussionen und interne Vorbereitungen von ca. 2 Jahren benötigt. Wir haben uns also zum Aufsatz einige Gedanken gemacht.

Der Kunde füllt einen vorbereiteten Fragebogen aus. Auf dieser Basis erfolgt die Einrichtung. Nach der Einrichtung senden wir einen administrativen Zugang, über den der Kunde Teile der Konfiguration innerhalb der Module anpassen und natürlich neue Benutzer im System anlegen kann.

Die Buchhaltung ist Datev-konform aufgesetzt und beinhaltet im Standard einen Datev-Export.

Nach dem Aufsatz gibt es einen Tag Schulung am System.

Natürlich geben die openfellas Support und natürlich ist im Betrieb ein SLA enthalten. Wenn Sie an weiteren Details interessiert sind, helfen wir natürlich gerne weiter.

14 April, 2020
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