ODOO EINRICHTUNG / NEUAUFSATZ - Teil 1

Nachdem wir recht viele theoretische Artikel veröffentlicht haben, lassen Sie uns über etwas Praktischeres sprechen. Es kommt nicht so häufig vor, dass ich selbst eine neue Einrichtung durchführe, außer vielleicht wenn es um eine Demo geht. Entweder übernehmen wir ein Projekt, oder der Aufsatz erfolgt durch einen unserer Berater oder Projektleiter, selbst stehe ich dann eher als „Besserwisser“ zur Seite.

Wie auch immer, Anfang des Jahres war es mal wieder soweit. Hier meine Erfahrung und die von mir empfohlenen Schritte.

1) Einrichtung der Datenbank

Dies ist wohl der einfachste Schritt, und es gibt wenig zu beachten. Bei der Benennung der Datenbanken verzichtet man besser auf Sonderzeichen, das Admin-Passwort sollte über einen Passwortmanager generiert werden.

Wichtig ist dabei noch, hier das Land unseres entsprechenden Mandanten anzugeben. Dies macht die Installation der Finanzen einfacher, aber dazu weiter unten mehr.

Für einen Produktivaufsatz benötigt man natürlich keine Demodaten. Dies bietet sich nur für die Evaluierung von Odoo oder das Testen neuer Module an, da man so recht schnell und einfach die Prozesse durchspielen kann.

2) Kontenrahmen

Haben wir das Land angegeben, kann man diesen Teil sogar überspringen, denn dann hat Odoo bereits die beiden Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 installiert. Welchen wir genau benötigen, können wir später während der Konfiguration auswählen.

Ob dies bei jedem Land gleich gut funktioniert, konnte ich bislang nicht testen. Ein alternativer Weg könnte daher sein, grundsätzlich als erstes Modul die Lokalisierung zu installieren. Für Deutschland also entweder SKR03 oder SKR04, andernfalls natürlich das entsprechende Pendant des jeweiligen Landes.

Da der Kontenrahmen mit vielem verknüpft wird und er mandantenabhängige Standardwerte setzt (wie z.B. Standarddebitor bzw. -kreditor sowie Erlös- und Aufwandskonten), bevorzuge ich es immer noch, direkt nach dem Einloggen in den Apps das entsprechende Modul zu suchen. Hierzu entfernt man den Standardfilter und sucht nach „skr03“ oder „skr04“. Wenn es sich nicht um Deutschland handelt, dann würde ich nach „l10n“ suchen und mir das entsprechende Land aus der angezeigten Liste auswählen.

3) Modulinstallation

Danach installiere ich die benötigten/gewünschten Hauptmodule, wie z.B. CRM, Sales, Inventory, Invoicing, etc. Hier sollte man unbedingt darauf achten: „Weniger ist mehr“. D.h., auch wenn viele Module aufgrund ihrer Beschreibung sinnvoll zu sein scheinen und man gedanklich bestätigen kann, dass eine Notwendigkeit hierfür im Betrieb vorhanden ist, sollte man dennoch nach Prioritäten vorgehen. Denn Module sind einfach installiert, aber schwieriger deinstalliert. Module erweitern die Datenstruktur, und dieser Teil bleibt auch nach dem Entfernen bestehen.

Dazu kommt der ebenso wesentliche Punkt, dass, egal ob man von einem oder keinem System kommt, die täglichen Arbeiten eine Umorganisation benötigen. Man sollte sie langsam und schrittweise umstellen, nicht alle auf einmal.

Daher gibt es bei der Installation folgende Punkte zu beachten:

a) Module, die meist zusammenstehen

Natürlich lassen sich fast alle Module frei miteinander kombinieren, abhängig von der Branche gibt es jedoch auch Modulgruppen.

Handel

Die erste Gruppe bilden die klassischen „ERP Module“: Sales (Verkauf), Inventory (Lager), Purchase (Einkauf), Invoicing (Rechnungswesen), Accounting (Buchhaltung/ Finanzen). Dabei muss berücksichtigt werden, dass die Kommunikationsfähigkeit (intern oder extern, per E-Mail oder per Nachricht) und Aktivitätenplanung (Wiedervorlagen) im Kern von Odoo implementiert sind und somit kein CRM Modul voraussetzen, wie es bei einigen anderen Systemen gang und gäbe ist.

In dem Moment, wo Waren bewegt werden, sind wir eigentlich in dieser klassischen Konstellation.

Fertigung

Im Falle eines Herstellers (ausgenommen Softwarehersteller) kommt zu den klassischen Modulen noch das Manufacturing (die Fertigung) dazu.

Dienstleistung

Die zweite Gruppe bilden die Module, die hauptsächlich von Dienstleistungs-unternehmen oder Softwareherstellern genutzt werden, nämlich Project (Projekt-management) und Timesheets (Zeiterfassung).

Mitarbeiter (Human Resources)

Der letzte Kreis sind alle Module um den Bereich HR, also die Mitarbeiterverwaltung. Mit der Zeiterfassung wird diese als Abhängigkeit mitinstalliert, so dass Kostensätze zur Bewertung der Zeitbuchungen in der Mitarbeiterakte hinterlegt werden können. Doch die Gruppe der HR Module ist deutlich umfangreicher und umfasst darüber hinaus die Arbeitszeiterfassung, die Urlaubsverwaltung, das Recruiting (Bewerbungs-prozesse) sowie die Vertragsverwaltung.

Diese Module stehen jedoch zu 90% auf der Prio2 Liste.

b) Module, die auch alleine klar kommen (können)

Dazu gibt es Module mit sehr wenigen bis keinen Abhängigkeiten, die grundsätzlich in sich geschlossen eingesetzt werden können. Gelegentlich bietet dies sogar die Möglichkeit, an diesen Punkten Odoo als Einstieg zu nutzen.

Daher möchte ich die Module nicht einfach nur listen, sondern kurz ein paar Worte der Erklärung hinzufügen.

CRM

Hier handelt es sich um die Vorqualifizierung von Anfragen, beginnend mit der Abfrage von info@-Adressen, Qualifizierung, Wiedervorlagen, Anreicherung, Lead-mining, Sales Team Steuerung. Dabei kann sich Odoo ohne weiteres mit anderen Systemen messen/vergleichen lassen, wie Pipedrive, Hubspot, SugarCRM und sicherlich auch SalesForce.

Helpdesk

Dieses Modul hätte man vielleicht eher Ticketing nennen sollen, dafür wird es gewiss am ehesten verwendet. Doch es lässt sich recht vielseitig einsetzen, auch als Retouren-Management. Der Hintergrund ist, man erhält einen Vorfall von extern und muss diesen bewerten, abarbeiten, den Status und die Kommunikation nachverfolgen können.

Über eine Konfigurationsoption lässt sich sogar der Zeitnachweis dazu aktivieren, doch hier muss man beachten, dass dann doch etwas mehr kommt als vielleicht gedacht. Denn der Haken installiert die Module Timesheet und Employees mit. Ist dieser öfter als bei mindestens einem Team notwendig, erhält man noch mehr als erwartet. Denn was man auch wissen muss, Zeiten werden gegen Projekt-kostenstellen gebucht, diese sind Teil der Finanzen. Auch wenn dies nicht in voller Tiefe genutzt und somit die Konfiguration auch nicht beachtet wird: Kleiner Haken, großer Auslöser.

Und damit sind wir wieder bei einem Positivbeispiel des kleinen Hakens. Denn dadurch lässt sich das Modul auch gerne als „kleines Projektmanagement“ verwenden.

Wo wir schon dabei sind, hier ein kleiner Abstecher zu den Fragen:

– Und wo ist der Unterschied?
– Wann nehme ich besser das Projekt Management und wann Helpdesk?

Projekte sind an sich die Schnittstelle zwischen Verkauf und Finanzen. D.h. jemand plant und kalkuliert ein Projekt. Nach der Beauftragung wird das Projekt erstellt, dieses generiert gleich eine Kostenstelle, die projektrelevanten Auftragspositionen werden als Aufgaben zur weiteren Planung im Projekt erstellt und mit der Auftragsposition verbunden. So kann jederzeit die Planung mit dem Ist analysiert werden. Und natürlich landen sowohl die Zeit- als auch die Kostenbuchungen in der Projektkostenstelle.

Allerdings funktioniert dies nur bei einer durchdachten Anlage der Produkte/Artikel.

Und hier sind wir beim Helpdesk, der den Teil Sales nicht hat, somit ohne einen Artikelstamm und damit (Zeitnachweis hin oder her) mit einer deutlich geringeren Abhängigkeit auskommt. Andererseits kann er auch keine tieferen Finanzanalysen ermöglichen, außer der Auswertung von eingetragenen Zeiten pro Mitarbeiter oder Team und den dazugehörigen Kosten.

Dokumentenmanagement

Eingeführt mit Odoo 11 ist es im Odoo-Ökosystem im Vergleich zwar recht neu, allerdings entwächst es so langsam seinen Kinderschuhen und hat in Odoo 13 durch eine generelle Überarbeitung des Moduls einen angenehmen Schritt nach vorne gemacht.

Im großen Gesamtkonzept ist es jedenfalls noch ziemlich neu, hat aber auch ohne DMS eine sinnvolle und nützliche Umsetzung erreicht. Entscheidend ist hier das Zusammenspiel von Einkauf und Kreditorenbuchhaltung sowie die Tatsache, dass eine Dokumentenablage schon immer im Kern vorhanden war. D.h. Dokumente mit Workflows versehen zu müssen, kam eher selten vor und dann gab es immer eine alternative Lösung.

Aber unabhängig davon ist das Modul in einer Form von „klassischen Anwendungsfällen“ durchaus einsetzbar. Nehmen wir nur einen kleinen Auszug (ich muss gewiss nicht erwähnen, dass diese mit dem Odoo DMS Modul umsetzbar wären):

– Eingangsrechnungen

Der wohl klassischste Fall ist der Eingangsrechnungsprozess. Das Dokument, ob per E-Mail oder per Post zugestellt, geht in ein DMS. Dort wird es validiert, ggf. vorkontiert und zur Freigabe weitergeleitet. Nachdem es diese Schritte durchlaufen hat, landet es als Eingangsrechnungsbeleg in der Buchhaltung.

– Verträge

Es soll ein Vertragsdokument entworfen werden. Hierin gibt es unterschiedliche Passagen, die von unterschiedlichen Personen freigegeben werden sollen. Vielleicht nicht einmal dies, vielleicht ist der Text so oder so schon fest, doch schlussendlich ist eine Unterschrift notwendig. Hierbei lässt sich ein Unterschriftsfeld definieren und eine Person, unabhängig ob intern oder extern, wird zur Unterzeichnung aufgefordert. Die Unterschrift wird dann im finalen PDF eingefügt.

– Projektunterlagen

Natürlich kann man es ebenfalls als zentralen Ordner für Projektunterlagen nutzen und hierzu nicht nur das Projekt ausdokumentieren. Dies war natürlich schon in vorherigen Odoo Versionen über das Projekt oder über Aufgaben organisierbar. Was jedoch deutlich einfacher wird, sind Freigabeprozesse, da diese, wie der vorab beschriebene Unterschriftsprozess oder die Freigabe von Eingangsrechnungen, auch hier integrierbar sind.

– Produktunterlagen

Ebenso wie bei den Projekten lassen sich diese für Produkte und interne Freigaben aufsetzen und organisieren, um die Entwicklung technischer Dokumente über Workflows zu organisieren.

Newsletter

Auch dieses Modul ist komplett unabhängig einsetzbar und funktioniert nicht viel anders als vergleichbare Produkte. Der große Mehrwert entsteht natürlich durch die Nutzung „dynamischer Filter“, über die auf alle Datenquellen innerhalb von Odoo zugegriffen werden kann. D.h. es lassen sich sehr einfach „alle Kunden, die eine Anfrage geschickt, ein Angebot erhalten und den Auftrag bestätigt haben, eine Rechnung erhalten und diese bezahlt haben“ in Kombination mit dem Kundenprofil filtern. Dieser Mehrwert ist in Fachlösungen oder Best-of-Breed Applikationen nicht einmal ansatzweise realisierbar.

Die Entwicklung von Mailvorlagen erfolgt über Widgets, die sich per Drag&Drop erstellen lassen, es können Kampagnen erstellt und der Erfolg über KPIs nachverfolgt und ausgewertet werden.

Im Allgemeinen

Der wichtigste Punkt bei allen genannten Modulen ist, dass es natürlich jede Menge Fachanwendungen gibt. Der wesentliche Vorteil von Odoo ist jedoch der „schlummernde Rest“. D.h. das System kann nahezu jederzeit ausgebaut und zu einer vollständig integrierten Plattform erweitert werden.

c) Module, die mit Vorsicht zu genießen sind

Dann haben wir natürlich Module, die mit Vorsicht zu genießen sind, wie vor einiger Zeit in einem eigenen Blog (https://openfellas.com/de/2018/10/module-unter-der-openfellas-lupe/) beschrieben.

Schauen wir uns den Stand in Odoo 13 dazu an:

Situation „account_cancel“

Zu unserem totalen Unverständnis wurde mittlerweile das Modul „account_cancel“ als Standard in das Accounting Modul überführt. Das immerhin Gute an der Angelegenheit ist, dass es eine Option „Lock Posted Entries with Hash“ innerhalb der Journalkonfiguration gibt, mit der diese Funktion ausgeblendet wird.

Leider ist die Festschreibung bei Anlage eines neuen Journals nicht aktiviert. Doch dies ist recht einfach erreicht: man wechselt dazu in den Entwicklermodus, legt ein neues Journal an, setzt den Haken bei benannter Option und speichert den Vorgang. Dann klickt man auf das Käfersymbol (im Entwicklermodus in der oberen Menüzeile) und wählt den Menüpunkt „Set Defaults“. In dem nun erscheinenden Dialogfenster erscheint in der Auswahlliste der Punkt „Lock Posted Entries with Hash = true“. Wenn man dazu die Option „All users“ aktiviert, ist bei jeder Neuanlage eines Journals die Festschreibung der Buchungssätze gewährleistet, egal durch welchen Benutzer das Journal angelegt wird.

Siehe Bildschirmfoto für das Setzen des Standardwertes:

Einheiten

Die Trennung der Einkaufs- von den Verkaufseinheiten ist auch in Odoo 13 eine zusätzliche Konfiguration. Wie damals beschrieben, sollte dieses Modul nur aktiviert werden, wenn es wirklich notwendig ist. Andernfalls lässt sich die Abbildung der Verkaufs- bzw. Einkaufseinheit ebenfalls textuell über die Verkaufsbeschreibung oder die Artikelbezeichnung pro Lieferant realisieren.

Situation „document“

Ähnlich wie „account_cancel“, jedoch schon seit mehreren Odoo Versionen, ist diese Funktionalität nicht länger separat gehalten, sondern ist in den Kern integriert worden. Man findet seit Odoo 11 als Teil der Chatterbox eine Büroklammer, über die alle Anhänge eingesehen werden und neue hinzugefügt werden können. Dabei werden die angehängten Dokumente symbolisch dargestellt. In der rechten oberen Ecke eines jeden Symbols ist ein X eingeblendet, über das der Anhang entfernt werden kann. Man kann darüber diskutieren, ob es überhaupt notwendig ist, einmal hochgeladene Dokumente wieder zu entfernen, bei Rechnungen ist diese Funktion jedenfalls gewiss nicht angebracht.

Hier sind mir bis dato nur 2 Lösungen bekannt:
1) die Benutzer werden angewiesen, kein Dokument zu entfernen
2) die Option wird über einen Anpassung entfernt

26 Mai, 2020
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