MEHRWERTSTEUER-ÄNDERUNG IN ODOO
“Eilblog” – ein kleines How-To

Die Änderung der Mehrwertsteuer ist angekündigt. Aktuell gibt es sicher eine Menge Newsletter und Infos, wie sich die Anpassung in Odoo umsetzen lässt. Dazu muss man allerdings erst einmal sagen, dass es sehr schwierig ist, eine Pauschallösung zu finden. Immerhin hängt die Art der Anpassung sehr stark vom individuellen Aufsatz ab. Es müssen Anbindungen bedacht werden, teilweise vielleicht sogar Preiskalkulationen und natürlich auch die Auswirkungen auf Webshops oder Kassensysteme.

Wir gehen aktuell jeden unserer Aufsätze durch und diskutieren innerhalb der Rahmenbedingungen die ideale Umsetzung und die dafür notwendigen Schritte. Das zeigt deutlich, dass es DIE Anleitung oder DEN Königsweg nicht wirklich gibt. Trotzdem lässt sich die Anforderung grundsätzlich in 2 Ansätze unterteilen, die nahezu unabhängig von der Odoo Version durchführbar sind.

Schritt 1, Vorbereitung:

Als erstes sollte der Kontenplan erweitert werden. Bei einem Datev Export ist es hier natürlich wichtig, die gleichen Konten wie in den Datev Kontenrahmen SKR03 oder SKR04 anzulegen. Eine erste Google-Suche hat hier leider noch nichts Konkretes zu Kontonummern ergeben, sondern nur einen Maßnahmenkatalog für die einzelnen Finanzbereiche: 

https://www.datev.de/web/de/aktuelles/informationsseite-zur-corona-krise/konjunkturpaket-unterstuetzung-durch-datev/massnahmen-in-den-datev-loesungen/

D.h., für den ersten Schritt bedarf es einer Abstimmung mit der Steuerkanzlei.

Dabei sollte es mindestens um die Anlage der Steuerkonten und jeweils ein dazugehöriges Erlöskonto gehen. Sobald Kontonummer und Benennung bekannt sind, würde ich empfehlen ein bestehendes Erlös- und Steuerkonto zu duplizieren.

Schritt 2, Anlage der Steuersätze:

Nun dupliziere ich meine 19% Steuersätze für Verkauf und Einkauf und natürlich ebenso die beiden 7% Sätze. Dabei sollte man natürlich nicht nur die Beschriftung und den Prozentsatz anpassen, sondern auch die im ersten Schritt angelegte Kontierung konfigurieren.

Zur Sicherheit kann man nun noch einmal die Steuerkonten öffnen und dort den jeweils neu angelegten Steuersatz als „Default Taxes“ hinterlegen. Doch das sehe ich nicht als Pflichtübung an.

Im Gegenzug kann die „Tax Grid“ bestehen bleiben, egal wie sie benannt ist, da der neue Steuersatz im Tax Report im gleichen Absatz gelistet werden sollte.

Schritt 3, Variante 1 und Variante 2:

Wie bereits angedeutet, kann man sagen, dass es aus technischer Sicht grob 2 Lösungswege gibt. Variante 1 ist in jeder Odoo Version gleich durchzuführen. Variante 2 unterscheidet sich, wobei Benutzer neuerer Odoo Versionen hier die Gewinner sind. Allerdings gibt es bei diesem Weg auch einen gravierenden Nachteil.

Variante 1 – Massenupdate Produkte

Die erste Variante ist natürlich ein Update aller Produkte. Dafür exportiere ich alle Produkte als „Import kompatiblen Export“ (English: „import-compatible export“). Dabei benötige ich im Grunde nur „Customer Taxes“ und „Vendor Taxes“, plus alle weiteren Felder, die mir zur Orientierung helfen könnten. In meinem sehr simplifizierten Fall könnte das ungefähr so aussehen:


Danach aktualisiere ich meine Werte in Excel (siehe violette Markierung):


Anmerkung:

In meinem Fall ist der Verkaufspreis ein Nettopreis, d.h. meine Zwischensummen in den Angebots-/Auftrags-/Rechnungspositionen ändern sich nicht, nur die Gesamtsumme verringert sich. Wenn dies so gewünscht ist, dann muss kein Verkaufspreis angepasst werden.

Falls im Steuersatz angegeben ist, dass der Preis die Steuer bereits beinhaltet, sollte man natürlich aufpassen. Wer hier die Senkung mitgeben möchte, muss die Verkaufspreise mit anpassen, natürlich mit dem Wissen, dass auch eine Neu-Etikettierung ansteht.

Dieser Blog befasst sich allerdings nur mit der technischen Lösung, alles andere muss individuell entschieden oder diskutiert werden.

Danach kommen wir zum letzten Schritt, dem Reimport. Dazu laden wir die Excel-Liste, wobei alle Felder, die keine aktualisierten Daten im Vergleich zu Odoo haben, aus dem Import entfernt werden sollten (siehe mein „Don‘t import“). Das könnte dann so aussehen:


Eine Rückänderung zu den gleichen (oder höheren) Prozentsätzen sollte ebenso durchgeführt werden.

Variante 2) Steuerzuordnung

Hier werden wir die Produkte gar nicht anfassen, sondern den Weg über eine Fiscal Position bzw. Steuerzuordnung gehen.

Als erstes muss geprüft werden, ob es eine Fiscal Position/Steuerzuordnung „Geschäftspartner Inland“ gibt.

Wenn ja,

dann trage ich im Reiter „Tax Mapping“ auf der linken Seite („Tax on Product“) der Tabelle meine vier geänderten Steuersätze ein (19% Sales Taxes, 19% Purchase Taxes, 7% Sales Taxes, 7% Purchase Taxes) und auf der rechten Seite („Tax to Apply“) den jeweils dazu passenden neuen Steuersatz.

Der Reiter „Account Mapping“ kann in diesem Fall leer bleiben, da wir Erlös- oder Aufwandskonten der Warengruppen oder Produkte weiter in der bestehenden Form nutzen und zur Vorkontierung heranziehen.

Allerdings muss nun geprüft werden, ob es nicht auch Partner gibt, bei denen vergessen wurde, eine Fiscal Position zuzuordnen. Dazu gehe ich in das Adressbuch, filtere nach allen Unternehmen, Kunden sowie Lieferanten und allen weiteren, bei denen eine Fiscal Position nicht gesetzt ist. Das sieht dann ungefähr so aus:



Dies sollte nun exportiert werden, auch wieder mit einem „Import kompatiblen Export“. Dabei würde ich zur Sicherheit auf jeden Fall das Land mit exportieren. Die Feldauswahl könnte dann ungefähr so aussehen:


In der Spalte „property_account_position_id/name“ trage ich nun den Wert „Geschäftspartner Inland“ ein:


Beim Reimport wird das System die Fiscal Position leider nicht automatisch erkennen, sie kann jedoch über die Auswahlliste manuell zugewiesen werden:


Wenn nein)

Dies kommt in älteren Odoo Versionen durchaus vor, denn Steuerzuordnungen werden genutzt, um z.B. Steuersätze oder Kontierungen für Länder oder Regionen anzupassen. Da dies jedoch im Falle eines Geschäftspartners im Inland nicht notwendig ist, sondern hier die Steuersätze direkt vom Produkt gezogen werden können bzw. die Erlös- und Aufwandskonten aus der Warengruppe zur Vorkontierung verfügbar sind, bleibt die Steuerzuordnung zum Kunden leer.

In diesem Fall sollte man eine Steuerzuordnung „Geschäftspartner Inland“ anlegen, wie im vorigen Absatz verfahren und die betroffenen Partnerdatensätze aktualisieren.

Der große Vorteil

Der Vorteil an diesem Ansatz ist die Bequemlichkeit und Einfachheit für die angekündigte Rückanpassung, denn dann kann die Steuerzuordnung einfach wieder geleert werden, und alles ist wie vorher.

Der große Nachteil

Dieser Ansatz hat jedoch auch einen großen Nachteil: Es werden ausschließlich die Steuersätze „umgebogen“, die Verkaufspreise bleiben unberührt.

D.h. diese Variante scheidet aus, wenn Verkaufspreise anzupassen sind, aber auch, wenn externe Systeme an Odoo angeschlossen wurden bzw. Produkte synchronisiert werden. In dem Fall wird es wohl oder übel auf Variante 1 hinauslaufen, und diese muss dann entsprechend der Gesamtsituation angepasst werden.

Schritt 4, Journale:

Nun müssen der „Default Debit Account“ und „Default Credit Account“ in allen Verkaufs- und Einkaufsjournalen auf das neue Erlöskonto für den Standardsteuersatz gesetzt werden.

Dies dient jedoch nur für den Anwendungsfall, dass Rechnungen oder Korrekturen (egal ob eingehend oder ausgehend) erfasst werden, die keinen Produktbezug haben. In diesem Fall wird Odoo über die Standardeinstellung des Journals vorkontieren, und ein Fehlerquotient ist beseitigt.

Schritt 5, alle NICHT inländischen Fiscal Positions/Steuerzuordnungen:

Bei EU Lieferungen oder Lieferungen ins Ausland sollen nicht plötzlich 16% oder 5% auf dem Angebot/Auftrag oder Rechnung erscheinen. Um dies zu unterbinden, müssen alle Fiscal Positions mit einem Steuermapping erweitert werden.

Dazu setze ich mir einfach einen Filter „Tax Mapping ist gesetzt“ (siehe Screenshot):


Nun kann ich einzeln durch die Datensätze klicken und unter den bestehenden Mappings die neuen Steuersätze hinzufügen, was dann ungefähr so aussieht:


Einkaufspreise

Nur mal angenommen, alles wäre ganz einfach und man ist an den Punkt gelangt, an dem auch dies im System angepasst werden muss.

Die Optionen, die es in unterschiedlicher Kombination geben wird:

1) Fiscal Position

Auch am Lieferanten kann eine Fiscal Position angepasst werden bzw. es greift die Änderung, die durch die Anpassung der Zuordnung „Geschäftspartner Inland“ durchgeführt wurde. Doch das wird nur einen Einfluss auf die Steuersätze in den Bestellanfragen, Bestellungen und Eingangsrechnungen haben, nicht auf die Preise!

2) Produktbezogene Einkaufspreise

Sollte man in die Situation kommen, dass die Einkaufspreise angepasst werden müssen, gibt es in den Odoo Versionen <13 in der Konfiguration des Purchase Modules die Option „Vendor Pricelists“. Wenn diese aktiviert ist, gibt es einen zusätzlichen Menüpunkt im Hauptmenü „Purchase“, in dem eine Liste aller Lieferanten und Produkte sowie deren Staffelungen und Einkaufspreise erscheint. Diese Liste lässt sich ebenfalls exportieren. Über eine Excel Datei können die Preise angepasst und reimportiert werden.

In Odoo 13 ist diese Liste bereits ohne Konfiguration integriert und im Menüpunkt „Configuration“ zu finden.

3) Rahmenverträge

Bei Rahmenverträgen wird es schwieriger. Ob das real tatsächlich vorkommt, möchte ich hier nicht diskutieren, sondern nur eine technische Umsetzung anbieten, sollte diese notwendig sein.

Natürlich lassen sich auch Rahmenverträge in Excel exportieren, aktualisieren und wieder reimportieren. Dabei wird Odoo den Vertrag nach den Kopfdaten des Vertrages gruppieren und darunter die Positionen listen. Dies darf in der daraus resultierenden Excel Liste auch keinesfalls geändert werden, denn sonst ergibt sich sozusagen eine „neue Vertragsdatenbank“!

Die Excel Liste wird ungefähr so aussehen, dabei symbolisiert der markierte Bereich genau einen Vertrag:


Zeitpunkt der Umstellung

Wann wäre der richtige Zeitpunkt zur Umstellung? – Solche Fragen pauschal zu beantworten, wird natürlich immer schwerer, denn meist gibt es recht viele abhängige Faktoren. Wenn es angebundene Systeme gibt, so muss auch die Zeit zur Synchronisierung einkalkuliert werden.

Der wohl wichtigste Punkt ist die Vorbereitung. D.h. Massenupdates in Odoo dauern ihre Zeit, besonders wenn Produkte aktualisiert werden müssen. Hier sind Odoo 13 Nutzer leicht im Vorteil, da die interne Verarbeitungszeit durch eine Überarbeitung des ORM Modells, also der internen Schnittstelle zur Datenbank, deutlich verbessert wurde. Bei älteren Versionen kann es vorkommen, dass die Verarbeitungszeit zur Anzahl der Transaktionen exponentiell gestiegen ist! Daher wäre es sinnvoll, bei großen Datenmengen die Excel-Dateien aufzuteilen und in Teilen zu laden, dies spart viel Zeit!

Wer sich auf die Datenbank wagt, kann natürlich auch entsprechende SQL Skripte vorbereiten und ausführen. Dies ist zwar unvergleichbar schneller, birgt jedoch größere Risiken und setzt einen Datenbankzugriff voraus, der aufgrund des sehr guten Rechtesystems von Odoo nicht unbedingt Standard sein sollte.

Kaufmännische Fragen und Fragen zur Benutzung

Was geschieht mit laufenden Vorgängen, wie Teillieferungen, Nachlieferungen, etc.? Wie passe ich Abschreibungen und Anlagegüter an? Diese und viele weitere Fragen können in diesem Blog nicht erörtert werden.

Zu diesen Themen haben wir eigene, erfahrene Berater, die helfen können. Alternativ sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

In diesem Blog wollten wir lediglich technische Vorschläge zur Realisierung aufzeigen. Natürlich sind diese nur sehr simplifiziert und nur auf Basis der Odoo Demodaten dargestellt. Für weiterführende Fragen bitten wir Sie, sich mit uns oder Ihrem Odoo Partner in Verbindung zu setzen.

18 Juni, 2020
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