INTUITIVITÄT
intuitive Nutzeroberfläche

Natürlich kann man darüber diskutieren, ob Violett eine angenehme Farbe ist oder die Kombination von Violett und Grün wirklich ansprechend. Doch wie auch immer man das Design von Odoo bewertet, jeder, der einmal damit gearbeitet oder es gesehen hat, bemerkt, wie intuitiv sich das System präsentiert und wie schnell man sich darin zurechtfindet.


Was ist die Ursache für diese Intuitivität?

Odoo ist ein ERP System. ERP Systeme sollen komplexe Prozesse zu Planungs- und Analysezwecken abbilden. Komplexität und Intuitivität stehen im Grunde im gleichen konträren Verhältnis wie Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit. Wer beginnt, sich damit zu befassen, merkt sehr bald, dass auch Odoo an diesem Fakt nicht viel ändern kann. Denn der Teufel steckt im Detail und in Odoo gibt es einige Felder und Zusammenhänge dazwischen, von denen man wissen muss. Vergleicht man es jedoch mit vielen anderen Systemen, wurde hier wirklich konsequent auf ein Minimum an Feldern und Funktionen geachtet. Und genau dieses Minimum lässt Odoo dann doch wieder übersichtlich und kontrollierbar erscheinen und bewahrt den Eindruck eines einfachen und intuitiven Systems.

Was ist der Schlüssel für den Minimalismus? 

An einem Punkt unterscheidet sich Odoo als ERP System noch gravierend von seinen Pendants, ganz besonders den Klassikern. 

Nimmt man die Realität, so präsentiert sich immer irgendwo ein Vorgang, der in seiner Art vom Benutzer klassifiziert wird und dann an der entsprechenden Stelle angelegt oder bearbeitet wird. Die Art kann eine Bestellung oder ein Verkaufsauftrag, eine Lieferung, Rechnung, Anfrage, Beschwerde, Retoure, etc. sein. Zu diesem Vorgang wird kommuniziert, und auf der Basis dieser Kommunikation ändert sich der Vorgang inhaltlich oder bezogen auf seinen Status. Formuliert man es vielleicht sogar etwas überspitzt, dann dreht sich alles hauptsächlich um Kommunikation. Das System hat die Verantwortung, diese strukturiert darzustellen, so dass sich ein Fortschritt messen bzw. gewährleisten lässt und unterschiedliche Personen den Stand nachvollziehen und daran arbeiten können. 

Und da dies direkt aus Odoo heraus geschieht, bilden Vorgang, Kommunikation und Versionierung eine chronologische Einheit. 

Dies hat einen weiteren Vorteil, der die Frage zur Intuitivät beantwortet. Denn die Kommunikation beinhaltet meist viel mehr Informationen, als ein System tatsächlich erfassen kann. Und da diese direkt mit dem Vorgang verbunden sind, eine Einheit bilden und damit sofort einsehbar sind, ist es für Odoo nicht notwendig, alle möglichen weiteren Informationen daraus als Teil der Transaktion zu erfassen, und kann sie auf ein Minimum beschränken. 

Hier ist ein praktisches Beispiel aus dem wahren Leben zusammengefasst, zum Thema: Freigaben / Beauftragung / Korrekturen:


Was sieht man hier:

  1. Wann wurde der Beleg generiert und von wem → Zwei Informationen, die nicht separat in einer Maske als separate Felder angezeigt werden müssen, da sie aus der Versionierung hervorgehen
  2. wer wurde wann von wem um die Prüfung gebeten? → auch dies muss nicht in Feldern festgehalten werden
  3. Wer hat geprüft, wann hat die Person geprüft, was wurde geprüft und wie war das Feedback → das „was wurde geprüft“ ist sicherlich so oder so nicht ohne eine Kommunikation zu erfassen; in klassischen Systemen gibt es einen Status und dieser wäre dann pauschal für den Vorgang
  4. Wann wurde darauf der Belegstatus geändert und von wem 

Und dieses Beispiel zeigt exemplarisch nur eine interne Kommunikation, denkbar ist natürlich ebenso eine externe als Teil des Vorganges. 

Abgesehen davon, dass das Beispiel deutlich einfach nachverfolgbar ist, auch in Wochen und Monaten oder Jahren, spart es sicherlich 10 Vorgangsfelder in einer klassischen Denkweise ein.

Wann kann diese Intuitivität verloren gehen?

Das größte Risiko dafür sind tatsächlich Anpassungen. Denn diese entstehen oft auf der Basis von Anforderungen, und diese sind meist (oder zumindest nach unserer Erfahrung) im „alten Geiste“ formuliert. Wenn Benutzer von anderen Systemen kommen, sind sie diese Vielzahl an Feldern gewohnt und Odoo erscheint unvollständig bzw. der Nutzer glaubt, man könne so nichts mehr wiederfinden. Doch da Nachrichten bzw. die Chatterbox durchsuchbar sind, ist ein Vorgang auch ohne Felder wieder auffindbar.

Wann braucht man zusätzliche Felder?

Natürlich kommt es durchaus vor, dass neue Felder benötigt werden. Daher die Frage, was ein Leitfaden dafür sein kann, wann neue Felder angelegt werden müssen:

1) Belege

In aller Regel sind die in Odoo vorhanden Felder ausreichend für den internationalen Belegdruck. Gerne werden den Produkten weitere Felder hinzugefügt. Ob dies jedoch wirklich notwendig ist, und man diese Informationen nicht einfach zusätzlich in den Beschreibungstext des Artikels mit aufnehmen kann, sei dahingestellt. Allerdings benötigt alles, das mit in ein Angebots-, Auftrags-, Lieferschein- oder Rechnungs-PDF gedruckt werden soll, ein Pendant im System.

2) Auswertungen/Statistiken

Dieser Punkt könnte schon eher Ursache für eine Erweiterung der Datenstruktur sein. Auch wenn die vorhandenen Statistiken bereits eine Vielzahl an Feldern anbieten, die auf beiden Achsen von Diagrammen oder Pivot-Tabellen genutzt werden können, kommt es natürlich durchaus vor, dass bisherige Excel-Tabellen teilweise individuelle Anforderungen in der Analyse der Geschäftsvorfälle integriert haben. Wenn dies nicht in die vorhandene Datenstruktur von Produkten, Warengruppen, Kostenstellen oder Sachkonten integrierbar ist, dann müsste es über weitere Felder abgebildet werden.

3) Gruppierungen

Mit Gruppierungen arbeiten aktuell nur wenige Systeme. In Odoo ist es ein gängiges Mittel nicht nur zur Analyse, sondern auch um sich innerhalb von Listen orientieren zu können. Somit ist das Bilden von Gruppen sehr häufig Teil von täglichen Anwendungsfällen.

Hier kann es durchaus auch vorkommen, dass zum Trennen von Datensätzen zusätzliche Felder geschaffen werden müssen, um Anwender zu unterstützen.

Wann macht es wenig Sinn?

Oft wird die Datenstruktur ausgebaut, um Suchen bzw. Filtermöglichkeiten zu erweitern. Da Odoo grundsätzlich eine „Wildcard“-Suche durchführt, also schaut, ob die eingegebene Zeichenkette vorkommt, können zusätzliche Informationen gut in Beschreibungstexten untergebracht werden, um somit Datensätze ebenfalls auffindbar zu machen.

Wenn man nun Benutzern mitteilen möchte, dass entsprechende Informationen in den Beschreibungstexten unterzubringen sind, kann man entweder mit Hilfetexten oder Standardwerten arbeiten, so dass bei der Neuanlage eines Datensatzes ein Standardtext erscheint, der dem Benutzer den Hinweis gibt, was alles zu pflegen ist.

Fazit

In einer Kommunikation stecken meist eine so hohe Anzahl unterschiedlichster Informationen, dass es so oder so schwierig wird, hier Abgrenzungen und Kategorisierungen in Form von Datenfeldern zu schaffen. Damit übernimmt die integrierte Kommunikation eine der zentralen Funktionen in der Bearbeitung der Geschäftsvorfälle und trägt einen wesentlichen Teil zur Minimalisierung und Übersichtlichkeit von Odoo bei.

Denn was oft vergessen wird, ist, wer viele Felder hat, muss diese auch pflegen. Dazu kommt, dass alles nur so gut auffindbar ist, wie es gepflegt wurde. Bei steigender Anzahl der Felder wird es, rein statistisch gesehen, immer unwahrscheinlicher, dass dies der Fall ist.

Also gilt: Vorsicht bei der Erweiterung der Stammdaten durch neue Felder, setzen Sie lieber auf die Chatterbox.

7 Dezember, 2020
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